Czy korzystanie z Krajowego Systemu E-faktur jest obowiązkowe?

System faktur ustrukturyzowanych miał planowo działać już w 4 kwartale 2021 r., ale finalnie osobom prowadzącym działalność na udostępnienie Krajowego Systemu e-Faktur przyszło czekać trochę dłużej. Projekt wystartował z początkiem 2022 r. Po 12 miesiącach okresu przejściowego, w którym korzystanie z KSeF jest opcjonalne, zaczynając od roku 2023 będzie to wymogiem dla wszystkich czynnych podatników VAT, jak i dla przedsiębiorstw zwolnionych z tego podatku.

Faktury ustrukturyzowane – zalety tego rozwiązania

Faktury ustrukturyzowane to nic innego jak dokumenty elektroniczne, które mają ściśle sformułowaną strukturę informacji opisanych z użyciem znaczników XML. Kodowanie XML właściwie niewiele mówi osobie, która nie umie go odczytać, z kolei dla stosownej aplikacji do wystawiania i rozliczania faktur dokument tego typu jest w pełni klarowny. Dzięki temu, iż faktury mają jednolitą strukturę obojętnie jakiego oprogramowania do księgowości użyją kontrahenci transakcji, dane będące składnikami faktury ustrukturyzowanej pozostaną odczytane tak samo. Jest to znaczący krok do przodu głównie dla biur rachunkowych, które dotąd notorycznie spotykały się z przypadkami niepoprawnego odczytywania w oprogramowaniu księgowym informacji z faktur podsyłanych przez klientów w postaci zdjęcia faktury papierowej albo pliku PDF. Faktury ustrukturyzowane zupełnie wykluczają ewentualność błędu przy wprowadzaniu danych z faktury przez księgową, a także nieprawidłowego ich odczytania przez technologię OCR.

Używanie Krajowego Systemu e-Faktur przyspiesza zwrot podatku VAT

Każdy przedsiębiorca z początkiem stycznia 2021 r. może wystawić lub odebrać faktury ustrukturyzowane przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur stworzonego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF przedsiębiorcy zyskują przede wszystkim większe bezpieczeństwo rozliczeń, ponieważ mogą być pewni, że faktury się nie zgubią (KSeF przetrzymuje informacje o nich przez dekadę), szybciej odbiorą zwrot VAT i nie muszą przesyłać pliku JPK_FA. Z kolei Ministerstwo Finansów dostaje narzędzie, które umożliwia silniejsze uszczelnienie systemu podatkowego, a więc w wyższym stopniu przeciwdziała wykroczeniom w sferze podatku akcyzowego, dochodowego i VAT. Co ważne, konieczność stosowania KSeF nie zamyka drogi do używania zewnętrznego oprogramowania księgowego, lecz musi ono zostać zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur.

Sprawdź również

• Dłużnik spóźnia się z opłatą faktury? Wyślij mu notę księgową!
• Sztabka srebra – sposób na lokowanie wolnych środków finansowych
• Co oferuje biuro rachunkowe?
• Masz nieterminowych klientów? Czas rozważyć automatyczną windykację należności
• Jesteś małym przedsiębiorcą? Możesz rozliczać podatek metodą kasową